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          ERP如何從“成功上線”到“上線成功”
          2019/4/18 21:28:38   點擊:

          ERP項目實施的效果,如何能避免“成功上線”而真正實現“上線成功”,這對ERP項目的管理者和實施ERP的企業而言,始終是一個值得總結和思考的命題。作者經過多家制造業企業ERP項目的實施,結合在工作中遇到的問題和感受,將項目實施工作中的需要重點關注內容總結如下。
          一、企業領導的理解和支持是項目實施成功的關鍵
          企業實施ERP項目,早已不是多年前的面子工程,現代企業的管理者對企業管理和市場競爭都有了更深層次的理解,但是多數的企業領導并不清楚在項目實施過程中,需要給雙方的項目團隊以何種關注和支持。
          很多實施效果不好的企業都會有一個共同的特點,那就是項目啟動時領導動員喊口號,項目實施過程中卻不聞不問,以致各個業務部門之間互相推諉扯皮,企業方項目負責人以各種方式規避項目責任,項目問題得不到及時有效的解決,不只影響了實施的進度,往往還會讓實施效果大打折扣。要知道,沒有企業管理者的鼎力支持和理解,企業的ERP之路必將寸步難行。因此,項目實施人員必須通過會議、培訓、會談等多種方式,反復向企業管理者灌輸正確的實施方法,讓企業領導真正了解ERP的作用和理念,也讓企業真正從項目實施中取得收益。
          二、企業才是ERP項目實施的主體
          ERP項目實施不是簡單的企業買單請實施顧問工作,不僅僅是買到一個軟件工具,錄入一堆不知所謂的數據,而是企業要通過項目的實施學習到先進的管理理念和方法,優化企業的業務流程,填埋管理漏洞。對于項目管理者而言,項目實施最大的難度在于讓企業意識到自身才是實施工作的主體,這一點完全不同于企業花錢購買設備的安裝和調試。實施顧問是企業請來的老師,是企業信息化的領路人,而不是企業雇傭的技術工人,如果在項目實施中企業不能吸收ERP軟件中先進的管理思路,培養出自己的實施隊伍,那么當項目結束、實施顧問離廠,企業將很難維持系統的正常運轉,甚至可能面臨管理倒退的危機。
          這種理念的傳遞并不是講一次就可以見效的,而是需要在工作中不斷強調和灌輸,只有企業的領導和實施團隊真正意識到項目工作應該以自己為主導時,才能避免出現被動局面,讓項目計劃和組織工作能夠順利實施。
          三、以健全的實施方法掌控項目范圍
          ERP供應商的項目實施團隊的一個重要責任,就是將ERP軟件的管理思想傳遞給客戶,讓企業理解我們常說的“三分軟件、七分管理”。面對企業無止境的需求和客戶化要求,如果沒有健全的實施方法論來支撐,就會使客戶偏見的認為ERP軟件僅僅是一個工具,而領悟不到其中的管理思想,這也會導致ERP項目實施的范圍無限擴大、項目周期延長,造成項目成本增加,項目進度拖期,項目工作陷入一片沼澤。
          項目實施工作應該起到一個橋梁的作用,讓企業和ERP供應商通過密切合作實現雙贏。一方面,ER(續致信網上一頁內容)P廠商為客戶服務,有效過濾和控制客戶化需求,將合理的企業業務解決方案完善在產品中,使產品的適應性更強,也在一定程度上保證了客戶滿意度。另一方面,客戶為ERP廠商提供合理的代表行業發展方向的個性化需求,讓企業業務通過完善的解決方案得到優化,也使項目風險得到有效控制,項目工作可以按雙方預定的軌跡前行。
          四、良好的溝通管理是項目成功的保障
          在項目啟動之初,就需要建立有效的溝通機制和渠道,比如約定定期向企業高層進行工作匯報,項目問題通過項目例會制度及時和企業方項目負責人進行溝通解決。溝通的目的,除了前文提到的向企業傳達我們的實施方法和理念,獲得企業領導的支持,更重要的是要管理企業管理者的項目期望,通過工作匯報讓企業高層清楚的知道企業的信息化基礎和條件,避免企業提出不切實際的管理目標,合理地提高客戶滿意度。
          項目管理中,溝通管理包含與企業中各級人員的溝通,關鍵問題和關鍵干系人的溝通對項目成敗起了至關重要的作用。比如,與企業方管理層之間的溝通,可以確保ERP項目的進度和方向符合企業領導的管理目標,也使領導者能夠及時了解ERP項目的進展情況,對項目推進中的問題給予支持和關注;與企業方實施小組成員(通常為信息化部門)的溝通,可以讓實施人員深刻了解客戶的信息化需求和實施的難度等,明確雙方的職責和分工,有助于實施人員把握實施進度和落實工作計劃;與企業方業務人員的溝通,可以幫助我們深入了解企業業務,關注到企業需求的根源,便于我們為企業提供全面的解決方案,保證項目工作的順利進行。
          溝通的技巧通常因人而異,但有幾個最基本的原則是通用的,首先要注意的是不要先入為主,即不要先把對方按自己的想法“定位”,否則將很難虛心了解到客戶問題的真相,對于用戶的需求要認真分析,合理需求可以視其對業務的影響程度,按優先級與客戶約定解決時間和方式,不能解決的也要耐心的向用戶說明,不能欺騙甚至無故拖延,這是與用戶建立相互信任關系的基礎;其次,項目雙方合作,由于立場不同,在很多時候會出現分歧,這時應該少說多聽,在對方的觀點沒有充分表達之前不要打斷,更不要急于發表自己的意見,以獲取正確、完整的信息;再次,要避免帶著情緒溝通,這不僅對解決分歧沒有好處,更有可能會帶動對方的情緒變化,讓溝通結果朝著更壞的方向發展?傊,對于項目實施人員而言,只有多站在客戶的角度考慮問題,才能更深入的了解企業需求,也只有在理解對方的基礎上,才會得到客戶更多的理解和支持。
          五、總攬全局、及早規避項目風險
          項目實施中每個階段都有當期的重點工作,比如在調研階段,我們需要了解企業對項目的預期目標、管理重點,關注企業的特殊業務和需求;實施方案階段,我們要注意方案是否可以落地,尤其是企業特殊業務和逆流程的解決方案是否合理有效;項目推進過程中要關注計劃的執行,控制項目成本等等,這些就要求項目經理必須能夠站在高處俯視項目的全貌,避免陷入某項具體的工作,而忽視了對項目關鍵點的把控。
          ERP廠商在為企業提供解決方案時都包含了對項目風險的預估和分析,但往往在實際工作中缺乏對項目風險的持續關注。項目的風險管理需要像項目計劃一樣,隨著項目的進展不斷調整和更新,并為級別較高的風險準備充分的風險預案。比如,某項目實施中我們用到了一項較生疏的數據庫技術,雖然經過前期的準備和調試,已經實現了數據傳遞的目標,但由于客戶現場的環境和我們的測試硬件環境不一致,經過反復調試仍無法實現數據的有效傳輸,此時已經到達了計劃的完成日期,為了確保項目按計劃進行,我們必須啟用備用解決方案,否則一旦工作項拖期,將會對項目的上線計劃造成嚴重的影響。
          六、關注細節、關注企業職責
          細節決定成敗,經歷過項目實施工作的人都會有這樣的體會——幾乎所有關注不到的地方都會出現問題,所以項目無小事。從對項目計劃的編制到每一項需求的明確和解決,從管理制度的編制到人員權限的劃分,每一項工作都關系到項目的進度和質量控制,關系到客戶對項目工作的滿意度評價。
          在實施中,實施人員經常陷入的一個誤區就是“這件事安排給企業了,和我無關”,當我們腦海中出現這樣的想法時,項目風險就已然出現了。比如,數據準備工作布置給企業業務部門,我們也提出明確的要求,要求業務人員保證期初數據的準確性,可無論強調多少次數據的重要性,一定還有人在數據準備過程中存在主觀或者客觀的疏漏,而項目實施人員對這件事如果抱著“與我無關”的態度,勢必會出現上線后發現大量的錯誤數據的情況,這時輕則需要通過補救措施調整,嚴重的可能會造成項目重新上線。我們相信企業可以把工作做好,但是不能免于監督,只有我們時時關注企業方項目職責的落地,才能有效避免項目風險,讓實施工作有序推進。



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